Si un agente inmobiliario no tiene la habilidad de saber lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo, perderá la mayoría de su tiempo moviendo papeles de un lugar a otro, haciendo llamadas poco productivas, invirtiendo su tiempo en lo que no es importante, trabajando con “cara de velocidad” y terminará desmotivándose.
Antes de comenzar con los subapartados de esta técnica, establezcamos algunas definiciones que nos ayudarán a entender mejor los conceptos:
- Eficacia = saber qué hay que hacer.
- Eficiencia = saber cómo hacer lo que hay que hacer.
- Planificar = decidir qué se va a hacer
- Programar = decidir cuándo hacerlo y asignar los recursos necesarios, el tiempo entre ellos.
- Organizar = aplicación inteligente de los medios disponibles según el método más adecuado para alcanzar los objetivos propuestos.
Los Ladrones del Tiempo
Los ladrones de nuestro tiempo son múltiples y vienen siempre dirigidos por las acciones de otras personas, que como usted y como yo, damos más importancia a nuestro tiempo que al de los demás. Por ejemplo, usted se ha organizado y programado para la jornada laboral. Tiene establecidas sus prioridades para el día de hoy. Sin embargo, aparecen los ladrones del tiempo, es decir, todo aquello que se lo roba y termina su jornada sin completar sus objetivos para ese día. Estos ladrones de su tiempo son conocidos por haber asaltado antes a mucha otra gente, en muchos otros sitios. Veamos cuales son estos ladrones "ya fichados" por todos nosotros:
Interrupciones, (visitas inoportunas y teléfono)
Reuniones imprevistas.
Papeleo e informes.
Despacho atestado.
Urgencias.
Cambios de prioridades, (viene del jefe)
No saber decir que NO. Diga NO algunas veces a los ladrones de mi tiempo.
Falta de objetivos a largo plazo.
Mala planificación.
Dejar las cosas para luego (procrastinación).
Dejar las cosas a medias.
Organización deficiente.
Esperas.
Cotilleos.
No viva siendo esclavo de su reloj, sino que debe trabajar con brújula. Usted debe dar prioridad a aquellas tareas que le permitan alcanzar los objetivos que se ha marcado y dedicarles el tiempo adecuado y no más. Un agente inmobiliario mal organizado dedica menos de un tercio de su jornada a asuntos realmente importantes. El resto se lo llevan múltiples actividades que no tienen demasiada relevancia de cara a lo que realmente interesa: vender.
La parte que cabría considerar "de libre elección", es decir, los asuntos que abordan por decisión propia, (tareas activas), y no relacionados a propuestas de otros, (tareas reactivas), no suele alcanzar más del 30% del tiempo laboral.
La mitad de la jornada, aproximadamente, la mayoría de los vendedores inmobiliarios la dedican a asuntos que no han sabido evitar; pero que acabarán haciéndoles sentir la frustrante sensación de haber perdido el tiempo. Seguir la brújula significa en realidad, no apartarse del camino, de hacer lo que usted tiene que hacer.
10 recomendaciones para Utilizar el Tiempo con Eficacia
- Controle la mayoría de los acontecimientos que suceden a su alrededor y que le roban su tiempo.
- Trabaje diariamente con una AGENDA de actividades a realizar. Adquiera el hábito de trabajar con una agenda, seguirla y cumplirla.
- No posponga sus tareas a menos que sea imprescindible. No va a disponer de más tiempo mañana del que dispone hoy o ahora mismo.
- Cada actividad bien hecha contribuye a que use su tiempo con más eficacia, porque no tendrá que concederle algún tiempo futuro a completar su labor o corregir errores.
- Evite que los imprevistos le desborden y ocupen más de un 20% de mi tiempo diario; es decir unas 3 horas diarias.
- Estar muy ocupado no es el medio para alcanzar los objetivos personales. No caiga en la trampa de la actividad, en mantenerse ocupado como signo de alcanzar algo. Sus acciones deben ir precedidas por una reflexión.
- No sea perfeccionista en sus proyectos y actividades; ni sacralizar el esfuerzo. Lo perfecto rara vez es rentable. Sufrir no genera eficacia. Las personas que son eficaces de modo natural son las que más disfrutan con su trabajo.
- No puede pretender hacer más cosas de las que resultan posibles. El trabajo bien hecho necesita tiempo. Cuidado con tratar de hacer demasiadas tareas en un día.
- No debe dedicar a sus actividades más tiempo del que merecen en función de la importancia que tienen para usted. Tiene que desarrollar la habilidad de evaluar correctamente el tiempo que le ocupará realizar una operación determinada.
- Las tareas deben realizarse por etapas, fraccionarlas para hacerlas más manejables y asignar un tiempo determinado a cada etapa, evaluando al mismo tiempo las posibles interrupciones. Así, alternando actividades diferentes y cambiando el ritmo, podrá terminar correctamente las tareas con mayor rapidez.
Cómo planificar/programar/organizar:
1.- Planificarse semanalmente.
Con los objetivos de ventas bien definidos planifique sus actividades en un segmento de tiempo que no sea superior a 7 días. Es decir, en ventas, la mejor forma de planificar es semanalmente. Mensualmente es una planificación muy larga y menos de 7 días es muy corta. Un día a la semana, (en mi caso personal cada Sábado), dedicar unos 30 -45 minutos a planificar la semana siguiente.
2.- Separe actividades importantes de actividades urgentes.
Se planifica con los objetivos en mente, separando las actividades urgentes (aquellas que son más importantes para otros que para uno mismo), de las actividades importantes (aquellas que nos llevan directamente a conseguir nuestros objetivos).
3.- Concéntrate en las actividades importantes.
El agente inmobiliario trabaja con prioridades. Saber elegir las prioridades realmente importantes es lo que le hará tener una semana productiva. Debe evitar perder el tiempo en actividades que generan papeleo, reuniones largas donde se habla mucho y se decide poco, en hacer llamadas de teléfono improductivas y atender como primera prioridad en la oficina el recibo de e- mails.
4.- Primero los clientes que conoces y luego los nuevos clientes.
Esta es la prioridad. Aunque le cueste creerlo. El coste de perder un cliente conocido es superior a conseguir 10 clientes nuevos en tiempo, trabajo y dinero. Es un grave error tratar a todos los clientes de la misma manera, invirtiendo el mismo tiempo y el mismo esfuerzo. Hay que clasificar a los clientes por grupos y por prioridades. ¿Recuerdas la clasificación ABC?
5.- Contacto diario con los clientes.
No puede pasar un día en que usted no contacte con clientes. Hablar con potenciales clientes, (conocidos y nuevos), diariamente, mantiene alto el espíritu, el entusiasmo y el sentido del propósito. Planificar las llamadas semanales con antelación. En la venta inmobiliaria lo realmente importante es estar en contacto el mayor tiempo posible con clientes conocidos y nuevos. El resto son temas poco o muy urgentes.
6.- Planificar por bloques diarios.
No todas las actividades pueden hacerse a la misma hora y el mismo día. Realizar ciertas actividades en la parte del día más apropiada, pensando siempre en lo importante y luego en lo urgente. Muchas de las reuniones con potenciales clientes pueden ser concertadas para una fecha y hora que se ajuste al horario de trabajo del vendedor. Aunque no siempre se puede, se sorprenderá de cómo reaccionan los clientes cuando usted no está disponible a cualquier hora para atender sus necesidades. Por otra parte, en el sector inmobiliario es natural que sean las tardes y los Sábados, (incluso los Domingos), el horario y día habitual para mostrar un inmueble. Las mañanas generalmente se utilizan para hacer post-venta, concertar citas, atender nuevos clientes o realizar labores administrativas.
7.- Escriba sus objetivos en una agenda.
Sus objetivos deben estar escritos en un agenda de forma clara y detallada; no de forma telegráfica. Utilice su agenda diariamente para saber cuáles son las actividades a realizar para alcanzar sus objetivos.
8.- Planificar con sentido común.
La planificación personal da sus frutos sólo cuando se lleva a cabo. Todos nosotros tenemos la experiencia de invertir tiempo en planificar para luego no hacer ni la mitad de lo planificado. Concentrarse en lo que realmente es importante.
